Voorwaarden | Van der Valk Hotel Spa

VERKOOPVOORWAARDEN EN ANNULERINGSVOORWAARDEN

Verkoopvoorwaarden

Onze facturen zijn onmiddellijk na ontvangst betaalbaar en zonder korting. Het eventueel toekennen van betalingstermijnen of -uitstel, of het toestaan van ruil, houdt geen novatie in en vormt geen afwijking van deze algemene voorwaarden. Betalingskosten en belastingen zijn altijd voor rekening van de klant.

Elke door Hotel Van Der Valk Spa uitgereikte factuur wordt beschouwd als definitief aanvaard door de klant indien deze niet binnen acht dagen na uitreiking van de factuur per aangetekende brief met opgave van redenen is betwist.

Elke factuur die op de vervaldag („invoice due“) nog niet is betaald, wordt van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met 15%, met een minimum van 100 EUR, als forfaitaire boete. Bovendien is vanaf 15 dagen na de vervaldag een rente van 1% per maand verschuldigd.

Alle geschillen met betrekking tot onze facturen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Verviers en de vrederechter van Verviers.

Eindbetaling

De eindbetaling dient te worden voldaan zodra u de factuur hebt ontvangen. Om de reservering definitief te bevestigen, verzoeken wij u vriendelijk het contract in te vullen en ons een ondertekend exemplaar terug te sturen ter bevestiging.

De klant heeft kennis genomen van de bijgevoegde voorwaarden, die integraal deel uitmaken van de overeenkomst, en gaat hiermee akkoord.

Bankgegevens hotel

Belfius Bank nv

Pachéco-laan 44

B-1000 Brussel België

BIC-code (Swift): GKCCBEBB

IBAN-code: BE42 0689 4889 5554

TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST – INWERKINGTREDING

Het aanbod van „Van der Valk Hotel Spa“ dient schriftelijk te worden bevestigd. Een bestelling kan pas als definitief worden beschouwd nadat deze vooraf schriftelijk is bevestigd door het „Van der Valk Hotel Spa“.

De door het „Van der Valk Hotel Spa“ opgestelde overeenkomsten zijn uitsluitend gebaseerd op zijn eigen algemene en specifieke voorwaarden. Alle andere voorwaarden zijn alleen van toepassing indien deze uitdrukkelijk zijn aanvaard en schriftelijk zijn bevestigd door het „Van der Valk Hotel Spa“.

RESERVERINGSVOORWAARDEN

“Van der Valk Hotel Spa” behoudt zich het recht voor om de vergaderruimte te allen tijde opnieuw toe te wijzen, op voorwaarde dat “Van der Valk Hotel Spa” de klant hiervan vooraf op de hoogte stelt en dat deze hertoewijzing geen invloed heeft op de oorspronkelijke wensen van de klant.

Het gebruik van de zalen is strikt beperkt tot de activiteiten die op het reserveringsformulier zijn vermeld.

Indien de klant de zaal buiten de in het contract vastgelegde periode in gebruik neemt, is hij verplicht een extra bedrag te betalen, dat evenredig wordt vastgesteld op basis van de basisprijs en de extra gebruiksperiode. De mogelijkheid om de zaal buiten de in het contract vastgelegde periode in gebruik te nemen is afhankelijk van de beschikbaarheid en kan door het hotel worden geweigerd.

Elke wijziging ten opzichte van het beoogde gebruik leidt automatisch tot een prijsaanpassing. Voor elke wijziging in de opstelling van de zaal op de dag van het evenement wordt 250 EUR per werkuur in rekening gebracht.

Het seminariepakket is een prijs per persoon per dag, inclusief btw. Elk gebruik van de grote vergaderzaal buiten de contractueel overeengekomen tijden moet worden goedgekeurd door „Van der Valk Hotel Spa“ en kan extra kosten met zich meebrengen, tenzij vooraf anders is overeengekomen.

De grootte van de grote vergaderzaal of van de grootste van de gereserveerde vergaderzalen hangt rechtstreeks af van het aantal afgesproken seminariepakketten.

De foyerruimtes van de vergaderzalen maken integraal deel uit van de openbare ruimtes van het hotel en kunnen daarom worden gedeeld met andere gasten.

Alle buffetten worden geserveerd voor minimaal 30 gefactureerde personen, met uitzondering van sandwichbuffetten (minimaal 10 personen).

De klant is verplicht de keuze van het menu en/of buffet uiterlijk 7 dagen voor aanvang van het evenement schriftelijk te bevestigen. Bij gebrek aan een dergelijke bevestiging wordt het menu en/of buffet naar keuze van de chef-kok samengesteld. De uitrusting van de gehuurde vergaderruimte omvat zowel de vaste installaties als de specifieke apparatuur die bij de betreffende ruimte hoort. Voor elke aanvullende dienst, de levering van apparatuur die niet is inbegrepen in de standaarduitrusting van de zaal, of elk elektrisch systeem dat een aanvulling vormt op de standaarduitrusting, wordt een afzonderlijke prijsopgave opgesteld en wordt dit als toeslag in rekening gebracht. Alle apparatuur die door de klant of een van zijn leveranciers wordt geleverd, moet vooraf worden goedgekeurd door de technische dienst van het „Van der Valk Hotel Spa” op basis van de door de klant verstrekte specificaties, en dit ten minste één maand vóór het evenement.

De IT-behoeften (wifi-toegang, VPN) moeten uiterlijk 1 maand voor het evenement schriftelijk ter goedkeuring worden ingediend. Voor alle specifieke installatieapparatuur die niet in de standaardvergaderzaal is inbegrepen, wordt een afzonderlijke offerte opgesteld en worden extra kosten in rekening gebracht.

De volledige details van plannen voor decoratie, affichage of technische installaties moeten ter voorafgaande goedkeuring aan het hotel worden voorgelegd. Het hotel wijst elke aansprakelijkheid af met betrekking tot materiaal dat door de klant in het hotel wordt binnengebracht. Na afloop van het evenement verbindt de klant zich ertoe om alle installaties op eigen kosten te verwijderen, zodat de ruimtes binnen een met het hotel overeengekomen termijn in hun oorspronkelijke staat worden achtergelaten.

Het is verboden om posters op de muur, de vloer of het plafond aan te brengen met lijm, nietjes of op enige andere wijze. De kosten voor het herstel van schade die voortvloeit uit het niet naleven van deze regels komen voor rekening van de klant.

De volledige kosten voor het herstel of de vervanging van eigendommen van het hotel worden aan de klant in rekening gebracht, ongeacht of de schade rechtstreeks door de klant, door een van zijn onderaannemers of door een andere deelnemer is veroorzaakt.

“Van der Valk Hotel Spa” kan pakketten van de klant in ontvangst nemen vanaf 3 werkdagen vóór de datum van het evenement. Om een correcte ontvangst van het pakket te garanderen, is de klant verplicht de volgende gegevens op het pakket te vermelden: de naam van het evenement en de organisator, de naam van de persoon die

Het hotel wijst elke aansprakelijkheid af voor spullen die na het evenement in het hotel worden achtergelaten.

Het is de klant op geen enkele wijze toegestaan om eten of drinken mee te brengen voor consumptie tijdens het evenement, tenzij dit vooraf schriftelijk met het hotel is overeengekomen. In dat geval zal het hotel servicekosten, een cateringtoeslag of een kurkengeld in rekening brengen.

De klant is verplicht om aan de voorschriften van de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers (SABAM) te voldoen bij het gebruik van muziek van welke aard dan ook in het „Van der Valk Hotel Spa“. Alle kosten in verband met de SABAM-voorschriften zijn voor rekening van de klant. Het hotel zal alle correspondentie met betrekking tot juridische procedures doorsturen naar de klant in geval van niet-naleving van de SABAM-regels. Het telefoonnummer van SABAM is 32 2 286 82 11.

Het geluidsniveau op het terrein mag op geen enkel moment hinder veroorzaken voor de hotelgasten of de directe omgeving. „Van der Valk Hotel Spa” behoudt zich het recht voor om het geluidsniveau te beperken in geval van overschrijding. Het eindtijdstip van elk evenement is vastgesteld op maximaal 02.00 uur.

Om ervoor te zorgen dat er passende maatregelen worden genomen voor elk „gevoelig“ of „waardevol“ evenement, behoudt „Van der Valk Hotel Spa“ zich het recht voor om van de ondertekenaar te eisen dat hij gedurende de gehele duur van het evenement een professionele beveiligingsdienst inzet.

De gast wordt erop gewezen – en het is zijn verantwoordelijkheid om de deelnemers hiervan op de hoogte te stellen – dat het niet is toegestaan persoonlijke bezittingen onbeheerd achter te laten, noch in de lobby van het hotel, noch in het restaurant, noch in de gangen en vergaderzalen. Het hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of vermissing van persoonlijke bezittingen op deze locaties en in openbare ruimtes in het algemeen.

Het wordt aangeraden waardevolle voorwerpen in de kluis in de kamer of bij de receptie te bewaren. Indien de klant deze verplichting niet nakomt, wijst „Van der Valk Hotel Spa“ elke aansprakelijkheid af voor verlies of diefstal van waardevolle voorwerpen.

De klant zal „Van der Valk Hotel Spa“ schadeloosstellen voor alle schade, vorderingen, rechtszaken, aansprakelijkheden, vonnissen, kosten en uitgaven, hetzij op grond van de overeenkomst, hetzij als gevolg van een onrechtmatige daad, hetzij als gevolg van het niet naleven door de klant of de deelnemers van enige bepaling van deze overeenkomst, of nog als gevolg van enige nalatigheid of opzettelijke of onopzettelijke verzuim door de klant, alle deelnemers of zijn personeel, zijn agenten of zijn onderaannemers. De klant is ervoor verantwoordelijk dat zijn onderaannemers de geldende sociale wetgeving naleven.

“Van der Valk Hotel Spa” kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van haar verplichtingen in geval van overmacht buiten haar wil om, zoals (niet-uitputtende lijst): overmacht, oorlog, overheidsbesluiten, terrorisme, rampen, stakingen, burgerlijke onrust, storingen in het vervoer of de vervoersmiddelen, of enige andere noodsituatie of gebeurtenis buiten haar wil om.

Niets in deze overeenkomst geeft een van de partijen het recht om de namen, logo’s, handelsmerken, auteursrechten of andere industriële of intellectuele eigendomsrechten die toebehoren aan de andere partij of haar dochterondernemingen te gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Bijgevolg stemt de klant ermee in om het logo, het ontwerp en de exacte bewoordingen van het intellectuele eigendom van „Van der Valk Hotel Spa“ te gebruiken volgens de richtlijnen van „Van der Valk Hotel Spa“.

“Van der Valk Hotel Spa” behoudt zich het recht voor om, zonder voorafgaande kennisgeving of schadevergoeding, elke overeenkomst te ontbinden die in strijd is met de goede zeden of gedragsnormen, de openbare orde en/of het gepaste gebruik van de aan de klant ter beschikking gestelde ruimten.

Om een soepel verloop van het evenement te waarborgen, zal de klant „Van der Valk Hotel Spa“ uiterlijk 2 weken voor aanvang schriftelijk op de hoogte stellen van het exacte aantal personen dat het evenement bijwoont.

Het inchecken bij aankomst in het hotel is pas mogelijk vanaf 15.00 uur op de in het contract vastgelegde aankomstdag. Bij aankomst vóór dit tijdstip zal het hotel alles in het werk stellen om de kamer beschikbaar te stellen, maar is het niet gehouden tot een resultaatsverplichting. Een deelnemer die vóór dit tijdstip aankomt en zekerheid wil hebben over de beschikbaarheid van de kamer bij aankomst, heeft de mogelijkheid om de avond ervoor in te checken, tegen betaling van een extra overnachting. De afrekening bij vertrek (check-out) vindt officieel plaats om 12.00 uur.

Bij te late afhandeling kunnen extra kosten in rekening worden gebracht: bij vertragingen tot uiterlijk 18.00 uur op de geplande dag wordt 50% van de kamerprijs in rekening gebracht.

Vroegtijdig vertrek: Indien de deelnemer besluit het hotel te verlaten vóór de in het contract vastgelegde vertrekdatum, behoudt het hotel zich het recht voor om de betaling te vorderen, tegen de overeengekomen prijs, van de resterende nachten die verschuldigd zijn tot de in het contract vastgelegde vertrekdatum.

“Van der Valk Hotel Spa” garandeert niet dat er tijdens de duur van het evenement geen concurrenten van de klant aanwezig zijn.

De volgende voorwaarden voor vooruitbetaling (aanbetalingen) zijn van toepassing om de overeengekomen diensten (overnachtingen, seminarpakketten, vergaderzalen, catering, audiovisuele apparatuur en diverse andere diensten) te garanderen. Een aanbetaling van 75% van het totale contractbedrag dient volledig te worden voldaan na ondertekening van het contract (op de in het contract vermelde datum) en er kan een volledige vooruitbetaling van het evenement worden gevraagd, die uiterlijk 10 dagen voor de aankomstdatum moet worden overgemaakt op de rekening van het hotel: Belfius Bank nv // IBAN: BE42 0689 4889 5554 - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.

“Van der Valk Hotel Spa” behoudt zich het recht voor om de overeenkomst met onmiddellijke ingang te annuleren zodra een schriftelijke kennisgeving (per e-mail of per post) is verzonden, indien de aanbetalingen niet op de vastgestelde data zijn voldaan. In dat geval kunnen de gereserveerde kamers en vergaderzalen opnieuw worden verhuurd. In geval van een verhoging van het overeengekomen bedrag kan „Van der Valk Hotel Spa“ de betaling van aanvullende aanbetalingen eisen overeenkomstig het hierboven vastgestelde betalingsschema.

“Van der Valk Hotel Spa” behoudt zich het recht voor om de kamers en vergaderzalen opnieuw te verhuren indien de overeenkomst niet volledig, ondertekend en op elke pagina geparafeerd, is teruggestuurd op de in de overeenkomst vermelde datum.

ANNULERINGSVOORWAARDEN

In geval van annulering of inkrimping van de accommodatie en/of diensten in verband met het evenement of seminar, behoudt het hotel zich het recht voor om van rechtswege en zonder specifieke kennisgeving de volgende voorwaarden toe te passen:

Tot 90 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan de reservering geheel of gedeeltelijk worden geannuleerd zonder schadevergoeding.

Tot 30 dagen vóór de geplande aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 50% (vijftig) van het annuleringsbedrag.

Binnen 30 dagen en tot 3 werkdagen vóór de geplande aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 75% (vijfenzeventig) van het annuleringsbedrag.

Binnen de 3 werkdagen voorafgaand aan de geplande aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 100% (honderd) van het annuleringsbedrag.

Bovendien zijn de hierboven genoemde annuleringsvoorwaarden en alle andere bepalingen van deze overeenkomst ook van toepassing op de kosten van de organisator wanneer de deelnemers zelf verantwoordelijk zijn voor de betaling van hun kamer, ontbijt en toeslagen, en niet verschijnen. „No-shows” en onvoorziene vertrekken worden dagelijks in rekening gebracht op basis van het contractueel overeengekomen kamercontingent. Een uitbreiding van het kamercontingent die na ondertekening van het contract wordt bevestigd, is onderworpen aan de hierboven vermelde annuleringsvoorwaarden.

Het contract, dat zowel de accommodatie als het evenement omvat, is ondeelbaar. De kamerslijst moet 20 dagen vóór de aankomstdatum naar het hotel worden gestuurd. Op deze lijst moeten het totale aantal kamers per nacht en de namen van de gasten worden vermeld. Extra kamers kunnen schriftelijk worden aangevraagd en de beschikbaarheid ervan is onderworpen aan de voorafgaande toestemming van het hotel. Indien het hotel de volledige kamerslijst niet uiterlijk 20 dagen voor aankomst ontvangt, behoudt het hotel zich het recht voor om de niet-gereserveerde kamers vrij te geven en annuleringskosten in rekening te brengen. Alle annuleringen moeten schriftelijk door de klant worden ingediend en worden van kracht

vanaf de datum van ontvangst door het hotel. In de schriftelijke annuleringsbevestiging moet duidelijk worden vermeld welke kamers en evenementen moeten worden geannuleerd.

ALGEMENE VOORWAARDEN

Al onze facturen zijn contant en zonder korting betaalbaar in euro op het adres van het hotel en dienen onmiddellijk na ontvangst te worden voldaan.

Wat de ontvankelijkheid betreft: alle klachten met betrekking tot facturen moeten binnen 7 dagen na de factuurdatum schriftelijk worden ingediend. Een volledige annulering van het onderdeel „kamers“ leidt tot een volledige annulering van het onderdeel „evenement“, tenzij anders vermeld.

Indien de factuur op de vervaldag niet is betaald, is automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving een rente van 1% verschuldigd. Indien een factuur op de vervaldatum niet is betaald, wordt het resterende totaalbedrag automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving opeisbaar.

Indien de klant de verschuldigde factuur niet betaalt, zal „Van der Valk Hotel Verviers” het verschuldigde bedrag verhogen met 15%, met een minimum van 100 EUR, als forfaitaire boeteclausule. In een dergelijk geval behoudt het hotel zich het recht voor om alle toekomstige reserveringen onmiddellijk te annuleren zonder kosten of schadevergoeding, en de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen vanaf de kennisgeving – verzonden per aangetekende brief – van zijn annuleringsbesluit. Zonder dat het nodig is om voorafgaand aan deze kennisgeving een formele kennisgeving te versturen.

Het hotel behoudt zich het recht voor om reserveringen per brief aan de organisator te annuleren, indien de bovengenoemde voorwaarden van deze overeenkomst door hem niet worden nageleefd.

Deze overeenkomst is alleen geldig indien zij door de klant is ondertekend en door het hotel is aanvaard.

Deze overeenkomst wordt beheerst door en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht. De partijen erkennen onherroepelijk dat de Handelsrechtbank van Luik exclusief bevoegd is om elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze overeenkomst te beslechten.

Alle in deze overeenkomst vermelde prijzen zijn inclusief btw. De btw en andere belastingen kunnen onderhevig zijn aan wijzigingen als gevolg van veranderingen in de lokale wetgeving.

De factuur wordt opgesteld op basis van het factuuradres, het btw-nummer en het referentienummer die bij de ondertekening van de overeenkomst zijn doorgegeven. Indien er vervolgens een verzoek aan het hotel wordt gericht om deze gegevens te wijzigen, behoudt „Van der Valk Hotel Spa” zich het recht voor om 50,00 EUR extra per factuur in rekening te brengen voor administratieve kosten.

De organisator is volledig gewezen op de bovengenoemde voorwaarden, die integraal deel uitmaken van deze overeenkomst, en hij stemt ermee in zich hieraan te houden.

De organisator bevestigt dat de persoon die deze overeenkomst ondertekent, bevoegd is om de organisator hieraan te binden.

Deze overeenkomst is alleen geldig indien zij naar behoren is ondertekend en naar het hotel is teruggestuurd.