VORMING VAN HET CONTRACT - TOEPASSING

Het aanbod van het "Van der Valk Hôtel Spa" moet schriftelijk worden bevestigd. Een bestelling kan niet als definitief worden beschouwd zonder vooraf schriftelijk te zijn bevestigd door het "Van der Valk Hôtel Spa".
De contracten opgesteld door het "Van der Valk Hotel Spa" zijn uitsluitend gebaseerd op hun eigen standaard en specifieke algemene voorwaarden. Andere voorwaarden zijn alleen van toepassing indien expliciet geaccepteerd en schriftelijk bevestigd door het "Van der Valk Hotel Spa".

VOORWAARDEN VOOR RESERVERING

"Van der Valk Hôtel Spa" behoudt zich het recht voor om de vergaderruimte op elk moment opnieuw toe te wijzen, mits "Van der Valk Hôtel Spa" de klant hiervan van tevoren op de hoogte stelt en deze herverdeling op geen enkele wijze van invloed is op de oorspronkelijke vereisten van de klant.
Het gebruik van de zalen is strikt beperkt tot de activiteiten die op het reserveringsformulier zijn vermeld.
Als de klant de zaal bezet buiten de op het contract vermelde periode, is hij verplicht een extra bedrag te betalen, dat evenredig is vastgesteld aan de hand van de basisprijs en de extra bezettingsperiode. De mogelijkheid om de zaal te bezetten buiten de op het contract vermelde periode is afhankelijk van beschikbaarheid en kan door het hotel worden geweigerd.
Elke verandering ten opzichte van het beoogde gebruik zal automatisch een prijsaanpassing veroorzaken. Elke wijziging in de opstelling van de zaal op de dag van het evenement wordt in rekening gebracht tegen 250 EUR per gewerkt uur en per persoon en kan niet worden gegarandeerd.
Het seminararrangement is een prijs per persoon per dag incl. btw. Elk gebruik van de hoofdvergaderruimte buiten de overeengekomen uren moet worden goedgekeurd door "Van der Valk Hotel Congres" en kan extra kosten met zich meebrengen, tenzij vooraf overeengekomen.
De grootte van de hoofdbvergaderzaal of de grootste van de gereserveerde vergaderzalen hangt direct af van het aantal afgesloten seminariepakketten.
De foyers van de vergaderruimtes maken integraal deel uit van de openbare ruimtes van het hotel en kunnen daarom worden gedeeld met andere gasten.
Alle buffetten worden geserveerd voor een minimum van 30 gefactureerde personen, met uitzondering van de sandwichbuffetten (minimum van 10 personen).
De klant is verplicht de menukeuzes en/of buffetkeuzes schriftelijk te bevestigen uiterlijk 7 dagen voor het begin van het evenement. Zoniet, dan wordt het menu en/of buffet door de Chef gekozen.
De uitrusting van de gehuurde vergaderruimte omvat de vaste systemen evenals de specifieke uitrusting voor de betreffende ruimte. Elke extra service, de levering van apparatuur die niet is inbegrepen in de standaarduitrusting van de zaal, of elk aanvullend elektrisch systeem bij de standaarduitrusting zal het onderwerp zijn van een aparte offerte en wordt als supplement in rekening gebracht. Elke uitrusting geleverd door de klant of een van zijn leveranciers moet vooraf worden goedgekeurd door de technische diensten van het "Van der Valk Hôtel Spa" op basis van de door de klant ingediende karakteristieken, minstens een maand voor het evenement.

12. De behoeften op het gebied van informatica (toegang tot WI FI, VPN) moeten uiterlijk 1 maand voor het evenement schriftelijk ter goedkeuring worden voorgelegd. Specifieke installatieapparatuur die niet inbegrepen is in de standaard vergaderruimte, zal afzonderlijk geoffreerd worden en aanvullend in rekening worden gebracht.

13. De volledige details van decoratie-, display- of technische installaties moeten ter goedkeuring vooraf aan het hotel worden voorgelegd. Het hotel aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor materialen die door de klant in het hotel worden gebracht. Aan het einde van het evenement verbindt de klant zich ertoe al zijn installaties op eigen kosten te verwijderen zodat de locatie in de oorspronkelijke staat wordt achtergelaten, binnen de met het hotel overeengekomen termijn.

14.Het is verboden affiches op de muur, vloer of plafond te bevestigen met lijm, nietjes of op enige andere wijze. De kosten voor het repareren van schade als gevolg van het niet naleven van deze regels zijn voor rekening van de klant.

16.De totale kosten voor de reparatie of vervanging van het eigendom van het hotel worden aan de klant in rekening gebracht, of de schade nu rechtstreeks door de klant is veroorzaakt of door een van zijn onderaannemers of een andere deelnemer.

17."Van der Valk Hôtel Congres" kan de pakketten van de klant ontvangen vanaf 3 werkdagen voor de datum van het evenement. Om de goede ontvangst van het pakket te verzekeren, moet de klant de volgende informatie op het pakket vermelden: de naam van het evenement en de organisator, de naam van de contactpersoon van de commerciële dienst, de naam en het adres van het hotel, de datum van het evenement, de naam van de zaal van het evenement en het aantal geleverde pakketten. Elk pakket dat niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet of vóór de gevraagde datum wordt verzonden, kan worden geweigerd. In het geval van levering van kostbare goederen moet de leveringsdatum vóór verzending worden overeengekomen. De klant is verantwoordelijk voor de terugname en verzending van het materiaal na het evenement, binnen een termijn die in overeenstemming met het hotel is vastgesteld. Het hotel wijst elke verantwoordelijkheid af voor materiaal dat na het evenement in het hotel wordt achtergelaten.

18. De klant is op geen enkele wijze gemachtigd om eten of drinken mee te nemen om te consumeren tijdens het evenement, tenzij vooraf schriftelijk overeengekomen met het hotel. In dat geval zal het hotel servicekosten, een recht van mond of een kurkgeld in rekening brengen.

19. De klant is verplicht om in regel te zijn met de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers (SABAM) bij het gebruik van muziek van welke aard dan ook binnen het "Van der Valk Hôtel Congres". Alle kosten die verbonden zijn aan de regels van de SABAM zijn ten laste van de klant. Het hotel zal alle correspondentie met betrekking tot juridische procedures aan de klant doorzenden in geval van niet-naleving van de regels van de SABAM. Het contacttelefoonnummer van de SABAM is 32 2 286 82 11.

20. Op elk moment mag het geluidsniveau op de locatie de hotelgasten of de directe omgeving niet verstoren. "Van der Valk Hôtel Congres" behoudt zich het recht voor om het geluidsniveau te beperken in geval van overlast. De eindtijd van elk evenement is vastgesteld op uiterlijk 2:00 uur.

21. Om ervoor te zorgen dat er passende regelingen worden getroffen voor elk "gevoelig" of "van grote waarde" evenement, behoudt "Van der Valk Hotel Congres" zich het recht voor om van de ondertekenaar te eisen dat hij gedurende de hele duur van het evenement een professionele beveiligingsdienst levert.

22. De klant wordt geïnformeerd, en het is zijn verantwoordelijkheid om de deelnemers te informeren, dat het niet is toegestaan om persoonlijke bezittingen onbeheerd achter te laten, noch in de lobby van het hotel, noch in het restaurant, noch in de gangen en vergaderruimtes. Het hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of verdwijning van persoonlijke bezittingen die op deze plaatsen en in openbare ruimten in het algemeen plaatsvinden.

23.Het is aan te raden om waardevolle voorwerpen in de kluis van de kamer of de receptie te deponeren. Indien de klant nalaat deze verplichting na te komen, wijst "Van der Valk Hôtel Spa" elke verantwoordelijkheid voor verlies of diefstal van waardevolle voorwerpen af.

24. De klant zal "Van der Valk Hôtel Spa" schadeloos stellen voor alle schade, aanspraken, rechtszaken, aansprakelijkheden, vonnissen, kosten en uitgaven, hetzij op basis van het contract, hetzij als gevolg van een onrechtmatige daad of het niet-nakomen door de klant of de deelnemers van enige clausule van dit akkoord, of als gevolg van enige nalatigheid of enige opzettelijke of onopzettelijke omissie door de klant, alle deelnemers of zijn personeel, zijn agenten of zijn onderaannemers. De klant is verantwoordelijk voor het ervoor zorgen dat zijn onderaannemers voldoen aan de geldende sociale wetgeving.

25." Van der Valk Hôtel Spa" kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het niet nakomen van zijn verplichtingen in geval van overmacht die buiten zijn wil ligt, zoals (niet-uitputtende lijst): overmacht, oorlog, regeringsbesluit, terrorisme, ramp,

26. stakingen, burgerlijke onrust, falen van transport of transportapparatuur of enige andere noodsituatie of gebeurtenis buiten zijn macht.

Niets in dit contract geeft een van de partijen het recht om de namen, logo's, handelsmerken, auteursrechten of andere industriële of intellectuele eigendomsrechten van de andere partij of haar dochterondernemingen te gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Dienovereenkomstig stemt de klant ermee in om het logo, het ontwerp en de exacte formulering van de intellectuele eigendom van "Van der Valk Hotel Congres" te gebruiken volgens de richtlijn van "Van der Valk Hotel Congres".
"Van der Valk Hôtel Spa" behoudt zich het recht voor, zonder voorafgaande kennisgeving of schadevergoeding, elk contract te annuleren dat de morele waarden of het gedrag, de openbare orde en/of het juiste gebruik van de aan de klant ter beschikking gestelde ruimtes schendt.
Om het goede verloop van het evenement te verzekeren, zal de klant "Van der Valk Hôtel Spa" schriftelijk informeren over het exacte aantal personen dat het evenement bijwoont, en dit uiterlijk 2 weken voordat het begint.
Inschrijving bij aankomst in het hotel (check-in) is alleen mogelijk vanaf 15.00 uur op de dag van aankomst zoals vermeld in het contract. In geval van aankomst vóór dit tijdstip, zal het hotel zijn uiterste best doen om de kamer beschikbaar te stellen, maar is het niet verplicht tot een resultaat. Een deelnemer die vóór dit tijdstip arriveert en zekerheid wil hebben over de beschikbaarheid van de kamer bij aankomst, heeft de mogelijkheid om de nacht ervoor een vroege check-in te doen, tegen betaling van een extra nacht. De betaling van de rekening bij vertrek (check-out) vindt officieel plaats om 12.00 uur. Extra kosten kunnen in rekening worden gebracht bij late formaliteiten: een tarief van 50% van de kamerprijs wordt toegepast voor vertragingen die niet later zijn dan 18.00 uur op de geplande dag.
Vervroegd vertrek: Als de deelnemer besluit het hotel te verlaten vóór de in het contract voorziene vertrekdatum, behoudt het hotel zich het recht voor om betaling te eisen tegen de overeengekomen prijs voor de resterende nachten tot de in het contract voorziene vertrekdatum.
" Van der Valk Hôtel Spa " garandeert niet de afwezigheid van concurrenten van de klant gedurende de duur van het evenement.
De volgende vooruitbetalingsvoorwaarden (voorschotten) zijn van toepassing om de gecontracteerde diensten (accommodatie, seminariepakketten, vergaderzalen, catering, audiovisuele apparatuur en diverse) te garanderen. Een voorschot van 75% van het totale gecontracteerde bedrag moet in zijn geheel worden betaald na ondertekening van het contract (op de datum vermeld in het contract) en een volledige vooruitbetaling van het evenement kan worden gevraagd, en moet uiterlijk 10 dagen voor de aankomstdatum worden betaald op de rekening van het hotel:

33. Belfius Banque sa // IBAN BE42 0689 4889 5554 - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.

"Van der Valk Hôtel Spa" behoudt zich het recht voor om het contract met onmiddellijke ingang te annuleren na het verzenden van een schriftelijke kennisgeving (e-mail of brief) in het geval de voorschotten niet op de geplande data worden betaald. In dat geval kunnen de gereserveerde kamers en vergaderzalen opnieuw worden verkocht. In het geval van een verhoging van het gecontracteerde bedrag, kan "Van der Valk Hôtel Spa" de betaling van aanvullende voorschotten eisen in overeenstemming met het hierboven vastgestelde betalingsschema.
" Van der Valk Hôtel Spa " behoudt zich het recht voor om de kamers en vergaderzalen opnieuw te verkopen in het geval dat het contract niet volledig ondertekend en geparafeerd op elke pagina wordt geretourneerd op de in het contract vermelde datum.

ANNULERINGSVOORWAARDEN

In geval van annulering of vermindering van de accommodatie en/of de diensten met betrekking tot het evenement of seminarie, behoudt het hotel zich het recht voor om de volgende voorwaarden toe te passen, van rechtswege en zonder bijzondere kennisgeving:

a) Tot 90 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan de gehele of een gedeelte van de reservering worden geannuleerd zonder vergoeding.
b) Tot 30 dagen voor de geplande aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 50% (vijftig) van het annuleringsbedrag.
c) Binnen 30 dagen en tot 3 werkdagen voor de geplande aankomstdatum, is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 75% (vijfenzeventig) van het bedrag van de annulering.
d) Binnen de 3 werkdagen voorafgaand aan de geplande aankomstdatum, is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 100% (honderd) van het bedrag van de annulering.

Bovendien zullen de bovengenoemde annuleringsvoorwaarden en alle andere voorwaarden van deze overeenkomst ook van toepassing zijn op de kosten van de organisator wanneer de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de betaling van hun kamer, ontbijt en bijkomende kosten, en niet komen opdagen. De "no shows" en onverwachte vertrekken worden gefactureerd op basis van het contractueel vastgelegde kamerblok per dag. Een verhoging van het bevestigde kamerblok na ondertekening van het contract is onderworpen aan de hierboven vermelde annuleringsvoorwaarden.

Het contract dat accommodatie en evenement omvat, is ondeelbaar. De lijst met kamers moet 20 dagen voor de aankomstdatum naar het hotel worden gestuurd. Deze lijst moet het totale aantal kamers per nacht en de namen van de gasten specificeren. Extra kamers kunnen schriftelijk worden aangevraagd en hun beschikbaarheid is onderhevig aan voorafgaande goedkeuring van het hotel. Als het hotel de volledige lijst met kamers niet uiterlijk 20 dagen voor aankomst ontvangt, behoudt het hotel zich het recht voor om de niet-opgenomen kamers vrij te geven en annuleringskosten in rekening te brengen. Alle annuleringsmeldingen moeten schriftelijk worden ontvangen van de klant en zullen van kracht worden.

vanaf de datum van ontvangst door het hotel. De schriftelijke bevestiging van annulering moet duidelijk vermelden welke kamer- en evenementbehoeften geannuleerd moeten worden.

Definitieve betaling

De laatste betaling moet worden voldaan bij ontvangst van de factuur. Om de reservering definitief te bevestigen, zouden wij het op prijs stellen als u het contract wilt invullen en een ondertekend exemplaar naar ons retour wilt sturen voor akkoord.

De klant heeft kennisgenomen van en accepteert de bijgevoegde voorwaarden, die een integraal onderdeel van het contract vormen en stemt ermee in.

Bankgegevens Hotel

Belfius Banque sa

Boulevard Pachéco 44

B-1000 Brussel België

BIC-code (Swift) : GKCCBEBB

IBAN-code : BE42 0689 4889 5554

ALGEMENE VOORWAARDEN

Alle onze facturen zijn betaalbaar in euro's op het adres van het hotel contant en zonder korting en moeten worden betaald bij ontvangst ervan, tenzij andere afspraken zijn gemaakt door beide partijen.

2. Wat hun toelaatbaarheid betreft, moeten klachten over facturen schriftelijk worden ingediend binnen 7 dagen na de factuurdatum. Een volledige annulering van de sectie "kamers" zal resulteren in een volledige annulering van de sectie "evenement", tenzij anders vermeld.

3. Als de factuur niet op de vervaldatum is betaald, is een rente van 1% legitiem en automatisch verschuldigd, zonder voorafgaande kennisgeving. Bij het ontbreken van betaling van een factuur op de vervaldatum, wordt het totaal resterende bedrag automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving verschuldigd.

In het geval dat de klant de verschuldigde factuur niet betaalt, zal "Van der Valk Hotel Spa" het verschuldigde bedrag verhogen met 15% met een minimum van 400 EUR als forfaitaire boetebepaling. In een dergelijk geval behoudt het hotel zich het recht voor om onmiddellijk elke toekomstige reservering zonder kosten of compensaties te annuleren en het contract met onmiddellijke ingang te beëindigen vanaf de kennisgeving - verzonden per aangetekende brief - van zijn annuleringbesluit. Zonder dat er een formele kennisgeving nodig is geweest voorafgaand aan deze kennisgeving.

5. Het hotel behoudt zich het recht voor om reserveringen te annuleren per brief aan de organisator, in het geval dat de bovengenoemde voorwaarden van deze overeenkomst door hem niet worden nageleefd.

6. Deze overeenkomst is alleen geldig als deze is ondertekend door de klant en geaccepteerd door het hotel.

7. Dit contract wordt beheerst door en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving. De partijen erkennen onherroepelijk dat de Rechtbank van Koophandel te Luik exclusieve jurisdictie heeft om elk geschil voortvloeiend uit of in verband met dit

akkoord.

8. Alle in dit contract genoemde prijzen zijn inclusief BTW. De BTW en andere belastingen kunnen onderhevig zijn aan veranderingen als gevolg van wijzigingen in de lokale wetgeving.

De factuur wordt opgesteld volgens het factuuradres, BTW-nummer en referentie die bij de ondertekening van het contract zijn doorgegeven. Als er later een verzoek bij het hotel wordt ingediend om deze gegevens te wijzigen, behoudt "Van der Valk Hôtel Spa" zich het recht voor om 50,00 EUR extra per factuur in rekening te brengen voor administratieve kosten.

De aandacht van de organisator is volledig gevestigd op de bovengenoemde voorwaarden die integraal zijn opgenomen in deze overeenkomst en hij stemt ermee in zich hieraan te houden.

De organisator bevestigt dat de persoon die deze overeenkomst ondertekent, bevoegd is om haar aan te gaan.

Deze overeenkomst is alleen geldig indien deze naar behoren is ondertekend en teruggestuurd naar het hotel.