TOTSTANDKOMING VAN HET CONTRACT - TOEPASSING

Het aanbod van "Van der Valk Hôtel Spa" moet schriftelijk worden bevestigd. Een bestelling kan niet als definitief worden beschouwd zonder voorafgaande schriftelijke bevestiging door "Van der Valk Hôtel Spa". De door "Van der Valk Hôtel Spa" opgestelde contracten zijn uitsluitend gebaseerd op de eigen algemene en specifieke voorwaarden. Elke andere voorwaarde is alleen van toepassing indien deze expliciet schriftelijk is aanvaard en bevestigd door "Van der Valk Hôtel Spa".

RESERVATIEVOORWAARDEN

"Van der Valk Hôtel Spa" behoudt zich het recht voor om de vergaderruimte op elk moment te herverdelen, op voorwaarde dat "Van der Valk Hôtel Spa" de klant hiervan vooraf op de hoogte stelt en dat deze herverdeling op geen enkele wijze de oorspronkelijke eisen van de klant beïnvloedt.
Het gebruik van de zalen is strikt beperkt tot de activiteiten die vermeld staan op het reservatieformulier.
Indien de klant de zaal bezet buiten de in het contract gestipuleerde periode, is hij gehouden een aanvullend bedrag te betalen, evenredig vastgesteld aan de basisprijs en de aanvullende bezettingsperiode. De mogelijkheid om de zaal buiten de in het contract gestipuleerde periode te bezetten is afhankelijk van beschikbaarheid en kan door het hotel worden geweigerd.
Elke wijziging ten opzichte van het geplande gebruik zal automatisch leiden tot een prijsaanpassing. Elke wijziging van de zaalopstelling op de dag van het evenement wordt gefactureerd aan 250 EUR per werkuur en per persoon en kan niet worden gegarandeerd.
Het seminarieforfait is een prijs per persoon per dag inclusief BTW. Elk gebruik van de hoofdvergaderzaal buiten de gecontracteerde uren moet worden goedgekeurd door "Van der Valk Hôtel Congres" en kan extra kosten met zich meebrengen, behoudens voorafgaand akkoord.
De grootte van de hoofdvergaderzaal of de grootste van de gereserveerde vergaderzalen hangt rechtstreeks af van het aantal gecontracteerde seminarieforfaits.
De foyers van de vergaderzalen maken integraal deel uit van de publieke ruimtes van het hotel en kunnen bijgevolg worden gedeeld met andere klanten.
Alle buffetten worden geserveerd voor een minimum van 30 gefactureerde personen, met uitzondering van broodjesbuffetten (minimum 10 personen).
De klant is gehouden de menu- en/of buffetkeuzes uiterlijk 7 dagen voor de aanvang van het evenement schriftelijk te bevestigen. In het tegenovergestelde geval zal het menu en/of buffet naar keuze van de Chef zijn.
De uitrusting van de gehuurde vergaderruimte omvat de vaste systemen evenals de specifieke uitrusting van de betreffende ruimte. Elke extra dienst, de levering van uitrusting die niet is inbegrepen in de standaarduitrusting van de zaal, of elk elektrisch systeem als aanvulling op de standaarduitrusting zal het voorwerp uitmaken van een aparte prijsofferte en als supplement worden gefactureerd. Alle uitrusting geleverd door de klant of een van zijn leveranciers moet vooraf worden goedgekeurd door de technische diensten van "Van der Valk Hôtel Spa" op basis van de door de klant ingediende kenmerken, minstens één maand voor het evenement.
IT-behoeften (wifi-toegang, VPN) moeten uiterlijk 1 maand voor het evenement schriftelijk ter goedkeuring worden ingediend. Elke specifieke installatie-uitrusting die niet is inbegrepen in de standaardvergaderzaal zal het voorwerp uitmaken van een aparte prijsofferte en als aanvulling worden gefactureerd.
Volledige details van decoratie-, display- of technische installatieprojecten moeten vooraf ter goedkeuring aan het hotel worden voorgelegd. Het hotel wijst alle verantwoordelijkheid af voor materiaal dat door de klant in het hotel wordt binnengebracht. Aan het einde van het evenement verbindt de klant zich ertoe al zijn installaties op eigen kosten te verwijderen, zodat de ruimtes in hun oorspronkelijke staat worden achtergelaten, binnen een in overleg met het hotel vastgestelde termijn.
Het is verboden affiches op de muur, vloer of het plafond aan te brengen door middel van lijm, nietjes of op enige andere wijze. De kosten voor het herstellen van schade als gevolg van het niet naleven van deze regels zijn ten laste van de klant.
De volledige kosten voor herstel of vervanging van hotel-eigendom worden aan de klant gefactureerd, ongeacht of de schade rechtstreeks door de klant, door een van zijn onderaannemers of door een andere deelnemer werd veroorzaakt.
"Van der Valk Hôtel Congres" kan pakketten van de klant ontvangen vanaf 3 werkdagen voor de datum van het evenement. Om een goede ontvangst van het pakket te garanderen, is de klant verplicht de volgende informatie op het pakket te vermelden: de naam van het evenement en de organisator, de naam van de contactpersoon van de commerciële dienst, de naam en het adres van het hotel, de datum van het evenement, de naam van de zaal van het evenement en het aantal geleverde pakketten. Elk pakket dat niet aan de voorgaande voorwaarden voldoet of voor de gevraagde datum wordt verzonden, kan worden geweigerd. In het geval van levering van waardevol materiaal moet de leveringsdatum voor verzending worden overeengekomen. De klant is verantwoordelijk voor het ophalen en verzenden van het materiaal na het evenement, binnen een in overleg met het hotel vastgestelde termijn. Het hotel wijst alle verantwoordelijkheid af voor materiaal dat na het evenement in het hotel is achtergelaten.
Het is de klant op geen enkele wijze toegestaan eigen eten of drinken mee te brengen voor consumptie tijdens het evenement, tenzij voorafgaand schriftelijk akkoord met het hotel. In dat geval zullen servicekosten, "droit de bouche" of kurkgeld door het hotel worden geëist.
De klant dient in orde te zijn met de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers (SABAM) bij het gebruik van muziek van welke aard dan ook binnen "Van der Valk Hôtel Congres". Alle kosten verbonden aan de regels van SABAM zijn ten laste van de klant. Het hotel zal alle correspondentie met betrekking tot juridische procedures bij niet-naleving van de SABAM-regels aan de klant doorsturen. Het contacttelefoonnummer van SABAM is +32 2 286 82 11.
Het geluidsniveau op de locatie mag op geen enkel moment de hotelgasten of de directe omgeving storen. "Van der Valk Hôtel Congres" behoudt zich het recht voor om het geluidsniveau te beperken in geval van overschrijding. Het einduur van elk evenement is vastgesteld op maximaal 02:00 uur.
Om ervoor te zorgen dat passende regelingen worden getroffen voor "gevoelige" evenementen of evenementen van "hoge waarde", behoudt "Van der Valk Hôtel Congres" zich het recht voor om van de ondertekenaar te eisen dat deze gedurende de gehele duur van het evenement een professionele beveiligingsdienst voorziet.
De klant zal worden geïnformeerd, en het is zijn verantwoordelijkheid om de deelnemers te informeren, dat het niet is toegestaan persoonlijke eigendommen onbeheerd achter te laten, noch in de lobby van het hotel, noch in het restaurant, noch in de gangen en vergaderzalen. Het hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of verdwijning van persoonlijke eigendommen in deze ruimtes en in publieke plaatsen in het algemeen.
Het wordt geadviseerd om waardevolle voorwerpen in de kluis van de kamer of bij de receptie te deponeren. Indien de klant nalaat deze verplichting na te komen, wijst "Van der Valk Hôtel Spa" alle aansprakelijkheid af voor verlies of diefstal van waardevolle voorwerpen.
De klant zal "Van der Valk Hôtel Spa" schadeloos stellen voor alle schade, claims, rechtszaken, aansprakelijkheden, vonnissen, kosten en uitgaven, hetzij op basis van het contract, hetzij als gevolg van een onrechtmatige daad of het niet naleven door de klant of de deelnemers van enige clausule van deze overeenkomst, of als gevolg van enige nalatigheid of enige opzettelijke of onopzettelijke omissie door de klant, alle deelnemers of zijn personeel, zijn agenten of zijn onderaannemers. De klant is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat zijn onderaannemers de geldende wetgeving inzake sociale wetten naleven.
"Van der Valk Hôtel Spa" kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van zijn verbintenissen in geval van overmacht buiten zijn macht, zoals (niet-exhaustieve lijst): overmacht, oorlog, overheidsbeslissing, terrorisme, ramp,
stakingen, burgerlijke onlusten, uitval van transport of transportmiddelen of elk ander noodgeval of gebeurtenis buiten zijn macht.

Niets in dit contract geeft een van de partijen het recht om de namen, logo's, gedeponeerde merken, auteursrechten of andere industriële of intellectuele eigendomsrechten van de andere partij of haar dochterondernemingen te gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Bijgevolg stemt de klant ermee in het exacte logo, het ontwerp en de bewoording van de intellectuele eigendom van "Van der Valk Hôtel Congres" te gebruiken volgens de richtlijnen van "Van der Valk Hôtel Congres". "Van der Valk Hôtel Spa" behoudt zich het recht voor om, zonder voorafgaande kennisgeving of schadevergoeding, elk contract te annuleren dat de morele waarden of het gedrag, de openbare orde en/of het gepaste gebruik van de aan de klant ter beschikking gestelde ruimtes schendt. Om een vlot verloop van het evenement te garanderen, zal de klant "Van der Valk Hôtel Spa" uiterlijk 2 weken voor aanvang schriftelijk informeren over het exacte aantal personen dat het evenement bijwoont. Inschrijving bij aankomst in het hotel (check-in) is pas mogelijk vanaf 15:00 uur op de in het contract voorziene dag van aankomst. In geval van aankomst vóór dit uur zal het hotel zijn uiterste best doen om de kamer ter beschikking te stellen, maar is het niet gehouden tot een resultaatsverbintenis. Een deelnemer die vóór dit uur aankomt en zekerheid wil over de beschikbaarheid van de kamer bij aankomst, heeft de mogelijkheid om de voorgaande nacht een pre-registratie uit te voeren tegen betaling van een extra nacht. Het afrekenen bij vertrek (check-out) vindt officieel plaats om 12:00 uur. Extra kosten kunnen worden geëist in geval van laattijdige check-out: een tarief van 50% van de kamerprijs zal worden toegepast voor vertragingen die 18:00 uur op de voorziene dag niet overschrijden. Vervroegd vertrek: Indien de deelnemer besluit het hotel te verlaten vóór de in het contract voorziene vertrekdatum, behoudt het hotel zich het recht voor om betaling te eisen, tegen de conventionele prijs, van de resterende nachten die verschuldigd zijn tot de in het contract voorziene vertrekdag. "Van der Valk Hôtel Spa" garandeert niet de afwezigheid van concurrenten van de klant tijdens de duur van het evenement. De volgende voorwaarden voor vooruitbetaling (voorschotten) zijn van toepassing om de gecontracteerde diensten te garanderen (accommodatie, seminarieforfaits, vergaderzalen, catering, audiovisueel materiaal en diverse). Een voorschot van 75% van het totale gecontracteerde bedrag moet volledig worden betaald na ondertekening van het contract (op de in het contract gestipuleerde datum) en een volledige vooruitbetaling van het evenement kan worden gevraagd en moet uiterlijk 10 dagen voor de aankomstdatum worden betaald op de rekening van het hotel: 33. Belfius Bank nv // IBAN BE42 0689 4889 5554 - SWIFT (BIC): GKCCBEBB. "Van der Valk Hôtel Spa" behoudt zich het recht voor om het contract met onmiddellijke ingang te annuleren na verzending van de schriftelijke kennisgeving (e-mail of post) in het geval dat de voorschotten niet op de voorziene data zijn betaald. In dat geval kunnen de gereserveerde kamers en vergaderzalen worden doorverkocht. In het geval van een verhoging van het gecontracteerde bedrag kan "Van der Valk Hôtel Spa" de betaling van extra voorschotten eisen overeenkomstig het hierboven vastgestelde betalingsschema. "Van der Valk Hôtel Spa" behoudt zich het recht voor om de kamers en vergaderzalen door te verkopen in het geval dat het contract niet volledig ondertekend en op elke pagina geparafeerd wordt geretourneerd op de in het contract vermelde datum.

ANNULERINGSVOORWAARDEN

In geval van annulering of vermindering van de accommodatie en/of diensten verbonden aan het evenement of het seminarie, behoudt het hotel zich het recht voor om de volgende voorwaarden toe te passen, van rechtswege en zonder bijzondere kennisgeving: a) Tot 90 dagen voor de voorziene aankomstdatum kan de gehele of een deel van de reservatie zonder vergoeding worden geannuleerd. b) Tot 30 dagen voor de voorziene aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 50% (vijftig) van het annuleringsbedrag. c) Binnen 30 dagen en tot 3 werkdagen voorafgaand aan de voorziene aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 75% (vifjenzeventig) van het annuleringsbedrag. d) Binnen 3 werkdagen voorafgaand aan de voorziene aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 100% (honderd) van het annuleringsbedrag. Bovendien zullen de bovengenoemde annuleringsvoorwaarden en alle andere voorwaarden van deze overeenkomst ook worden toegepast op de kosten van de organisator wanneer de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de betaling van hun kamer, ontbijt en supplementen, en niet komen opdagen. "No shows" en onvoorziene vertrekken worden gefactureerd op basis van het contractueel voorziene kamerblok van dag tot dag. Een verhoging van het kamerblok die na de ondertekening van het contract wordt bevestigd, is onderworpen aan de hierboven vermelde annuleringsvoorwaarden. Het contract inclusief accommodatie en evenement is ondeelbaar. De kamerlijst moet 20 dagen voor de aankomstdatum naar het hotel worden gestuurd. Deze lijst moet het totaal aantal kamers per nacht en de namen van de logies specificeren. Extra kamers kunnen schriftelijk worden aangevraagd en hun beschikbaarheid is onderworpen aan het voorafgaand akkoord van het hotel. Indien het hotel de volledige kamerlijst niet uiterlijk 20 dagen voor aankomst ontvangt, behoudt het hotel zich het recht voor om de niet-genomen kamers vrij te geven en annuleringskosten te factureren. Alle kennisgevingen van annulering moeten schriftelijk van de klant worden ontvangen en gaan in vanaf de datum van ontvangst door het hotel. De schriftelijke bevestiging van annulering moet duidelijk vermelden welke kamer- en evenementbehoeften geannuleerd moeten worden.

Slotbetaling

De slotbetaling moet worden voldaan bij ontvangst van de factuur. Om de reservatie definitief te bevestigen, verzoeken wij u vriendelijk het contract in te vullen en ons een naar behoren ondertekend exemplaar voor akkoord te retourneren. De klant heeft kennisgenomen van en aanvaardt de bijgevoegde voorwaarden, die integraal deel uitmaken van het contract en gaat hiermee akkoord.

Bankgegevens Hotel Belfius Bank nv Pachécolaan 44 B-1000 Brussel België BIC Code (Swift): GKCCBEBB IBAN Code: BE42 0689 4889 5554

ALGEMENE VOORWAARDEN

Al onze facturen zijn contant en zonder korting betaalbaar in Euro op het adres van het hotel en moeten bij ontvangst worden betaald, tenzij anders overeengekomen door beide partijen.
Wat betreft hun ontvankelijkheid moeten alle klachten over facturen schriftelijk worden ingediend binnen 7 dagen na de factuurdatum. Een volledige annulering van de sectie "kamers" zal leiden tot een volledige annulering van de sectie "evenement", tenzij anders bepaald.
Indien de factuur op de vervaldag niet is betaald, is van rechtswege en automatisch een interest van 1% verschuldigd, zonder voorafgaande kennisgeving. Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldag is het totale resterende bedrag automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving verschuldigd.
In het geval dat de klant de verschuldigde factuur niet betaalt, zal "Van der Valk Hôtel Spa" het verschuldigde bedrag verhogen met 15% met een minimum van 400 EUR als forfaitair strafbeding. In een dergelijk geval behoudt het hotel zich het recht voor om onmiddellijk elke toekomstige reservatie te annuleren zonder kosten of vergoedingen, en het contract met onmiddellijke ingang te beëindigen vanaf de kennisgeving - verzonden per aangetekende post - van zijn beslissing tot annulering. Zonder dat er een formele ingebrekestelling voor deze kennisgeving nodig was.
Het hotel behoudt zich het recht voor om reservaties te annuleren per brief gericht aan de organisator, in het geval dat de bovengenoemde voorwaarden van deze overeenkomst door hem niet worden nageleefd.
Deze overeenkomst is alleen geldig als ze door de klant is ondertekend en door het hotel is aanvaard.
Dit contract wordt beheerst door en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving. De partijen erkennen onherroepelijk dat de Rechtbank van Koophandel van Luik de exclusieve jurisdictie heeft om elk geschil op te lossen dat voortvloeit uit of verband houdt met deze overeenkomst.
Alle in dit contract vermelde prijzen zijn inclusief BTW. BTW en andere belastingen kunnen onderhevig zijn aan wijzigingen als gevolg van aanpassingen in de lokale wetgeving.
De factuur zal worden opgesteld volgens het facturatieadres, BTW-nummer en referentie die bij de ondertekening van het contract zijn meegedeeld. Indien nadien een verzoek aan het hotel wordt gedaan om deze gegevens te wijzigen, behoudt "Van der Valk Hôtel Spa" zich het recht voor om 50,00 EUR extra per factuur te factureren voor administratieve kosten.
De aandacht van de organisator is volledig gevestigd op de bovengenoemde voorwaarden die integraal in deze overeenkomst zijn opgenomen en hij stemt ermee in deze na te leven.
De organisator bevestigt dat de persoon die deze overeenkomst ondertekent, de bevoegdheid heeft om hem te binden.
Deze overeenkomst is alleen geldig indien deze naar behoren is ondertekend en aan het hotel is geretourneerd.