algemene verkoopvoorwaarden
Verkoopvoorwaarden
Onze facturen zijn betaalbaar bij ontvangst en zonder korting. Het toekennen van voorwaarden, betalingstermijnen of ruilingen houdt geen novatie of afwijking van deze algemene voorwaarden in. Betalingskosten en belastingen zijn altijd voor rekening van de klant.
Elke factuur die door Hotel Van Der Valk Spa wordt uitgereikt, wordt geacht definitief door de klant te zijn aanvaard indien deze niet binnen acht dagen na de factuurdatum per aangetekende brief is betwist.
Elke factuur die op de vervaldag niet is betaald (‘vervallen factuur’) wordt automatisch en zonder ingebrekestelling verhoogd met 15%, met een minimum van 100 euro als forfaitaire boete. Bovendien is vanaf 15 dagen na de vervaldag een interest van 1% per maand verschuldigd.
Alle geschillen met betrekking tot onze facturen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Verviers en de vrederechter van Verviers.
Eindbetaling
De eindbetaling dient te worden voldaan na ontvangst van de factuur. Om de reservering definitief te bevestigen, verzoeken wij u vriendelijk het contract in te vullen en een ondertekend exemplaar naar ons terug te sturen ter bevestiging.
De klant heeft de bijgevoegde algemene voorwaarden, die integraal deel uitmaken van het contract, gelezen en aanvaardt deze.
Bankgegevens Hotel
Belfius Bank nv
Pachecoplein 44
B-1000 Brussel België
BIC-code (Swift): GKCCBEBB
IBAN-code: BE42 0689 4889 5554
CONTRACTVORMING - UITVOERING
Het aanbod van “Van der Valk Hotel Spa” dient schriftelijk te worden bevestigd. Een bestelling kan pas als definitief worden beschouwd nadat deze schriftelijk door “Van der Valk Hotel Spa” is bevestigd.
Door Van der Valk Hotel Spa opgestelde contracten zijn uitsluitend gebaseerd op haar eigen algemene en bijzondere voorwaarden. Andere voorwaarden zijn alleen van toepassing indien deze uitdrukkelijk door het hotel zijn aanvaard en schriftelijk zijn bevestigd.
BOEKINGSVOORWAARDEN
1. Van der Valk Hotel Spa behoudt zich het recht voor om de vergaderruimte op elk moment te herverdelen, op voorwaarde dat Van der Valk Hotel Spa de klant hiervan vooraf op de hoogte stelt en dat deze herverdeling geen invloed heeft op de oorspronkelijke wensen van de klant.
2. Het gebruik van de zalen is strikt beperkt tot de activiteiten die op het reserveringsformulier zijn vermeld.
3. Indien de klant de zaal buiten de in het contract vastgelegde periode gebruikt, is hij een aanvullend bedrag verschuldigd, berekend naar rato van de basisprijs en de extra gebruiksperiode. De mogelijkheid om de zaal buiten de in het contract vastgelegde periode te gebruiken is afhankelijk van de beschikbaarheid en kan door het hotel worden geweigerd.
4. Elke wijziging in het beoogde gebruik leidt automatisch tot een prijsaanpassing. Elke wijziging in de indeling van de kamer op de dag van het evenement wordt in rekening gebracht tegen € 250 per uur per persoon en kan niet worden gegarandeerd.
5. Het seminariearrangement is een prijs per persoon per dag, inclusief btw. Elk gebruik van de grote vergaderzaal buiten de overeengekomen uren moet worden goedgekeurd door Van der Valk Hotel Spa en kan extra kosten met zich meebrengen, tenzij vooraf anders is overeengekomen.
6. De grootte van de grote vergaderzaal of de grootste van de gereserveerde vergaderzalen is rechtstreeks afhankelijk van het aantal gecontracteerde seminararrangementen.
7. De foyers van de vergaderzalen maken integraal deel uit van de openbare ruimtes van het hotel en kunnen daarom worden gedeeld met andere gasten.
8. Alle buffetten worden geserveerd voor minimaal 30 personen, met uitzondering van sandwichbuffetten (minimaal 10 personen).
9. De klant dient zijn menu- en/of buffetkeuze uiterlijk 7 dagen voor aanvang van het evenement schriftelijk te bevestigen. Anders wordt het menu en/of buffet door de chef-kok gekozen.
10. De apparatuur in de gehuurde vergaderruimte omvat zowel vaste systemen als apparatuur die specifiek is voor de betreffende ruimte. Voor alle aanvullende diensten, de levering van apparatuur die niet tot de standaarduitrusting van de ruimte behoort, of elektrische systemen die een aanvulling vormen op de standaarduitrusting, wordt een aparte prijsopgave gemaakt en wordt een aanvullende factuur verstuurd. Alle apparatuur die door de klant of een van zijn leveranciers wordt geleverd, moet vooraf worden goedgekeurd door de technische dienst van het “Van der Valk Hotel Spa” op basis van de specificaties die de klant ten minste één maand voor het evenement heeft ingediend.
11. IT-vereisten (wifi-toegang, VPN) moeten ten minste één maand voor het evenement schriftelijk ter goedkeuring worden ingediend. Voor specifieke installatieapparatuur die niet tot de standaarduitrusting van de vergaderruimte behoort, wordt een aparte prijsopgave gemaakt en deze wordt als extra kosten in rekening gebracht.
1. Alle details van decoratie-, display- of technische installatieprojecten moeten vooraf ter goedkeuring aan het hotel worden voorgelegd. Het hotel aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor apparatuur die door de klant in het hotel wordt gebracht. Aan het einde van het evenement verbindt de klant zich ertoe alle installaties op eigen kosten te verwijderen, zodat het pand in de oorspronkelijke staat wordt achtergelaten, binnen een met het hotel overeengekomen termijn.
2. Het is verboden om posters met lijm, nietjes of andere middelen aan de muren, vloer of plafond te bevestigen. De kosten voor het herstellen van schade die het gevolg is van het niet naleven van deze regels komen voor rekening van de klant.
3. De volledige kosten voor het herstellen of vervangen van eigendommen van het hotel worden aan de klant in rekening gebracht, ongeacht of de schade rechtstreeks door de klant of door een van zijn onderaannemers of andere deelnemers is veroorzaakt.
4. Van der Valk Hotel Spa kan pakketten van klanten ontvangen vanaf drie werkdagen voor de datum van het evenement. Om een correcte ontvangst van het pakket te garanderen, dient de klant de volgende informatie op het pakket te vermelden: de naam van het evenement en de organisator, de naam van de contactpersoon van de verkoopafdeling, de naam en het adres van het hotel, de datum van het evenement, de naam van de evenementenruimte en het aantal geleverde pakketten. Pakketten die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoen of vóór de gevraagde datum worden verzonden, kunnen worden geweigerd. In geval van levering van waardevolle apparatuur moet de leveringsdatum vóór verzending worden overeengekomen. De klant is verantwoordelijk voor het retourneren en verzenden van de apparatuur na het evenement, binnen een met het hotel overeengekomen termijn.
Het hotel aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor apparatuur die na het evenement in het hotel wordt achtergelaten.
1. Het is de klant niet toegestaan om eten of drinken mee te nemen om tijdens het evenement te consumeren, tenzij vooraf schriftelijk overeenstemming is bereikt met het hotel. In dat geval brengt het hotel servicekosten, cateringkosten of kurkengeld in rekening.
2. De klant is verplicht om in orde te zijn met de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers (SABAM) wanneer hij muziek van welke aard dan ook gebruikt in het “Van der Valk Hotel Spa”. Alle kosten in verband met de SABAM-regels zijn voor rekening van de klant. Het hotel zal alle correspondentie met betrekking tot gerechtelijke procedures doorsturen naar de klant in geval van niet-naleving van de SABAM-regels. Het telefoonnummer van SABAM is 32 2 286 82 11.
3. Het geluidsniveau op het terrein mag te allen tijde geen overlast veroorzaken voor hotelgasten of de directe omgeving. Van der Valk Hotel Spa behoudt zich het recht voor om het geluidsniveau te beperken in geval van overmatig lawaai. De eindtijd voor elk evenement is vastgesteld op uiterlijk 02.00 uur.
4. Om ervoor te zorgen dat er passende maatregelen worden genomen voor ‘gevoelige’ of ‘hoogwaardige’ evenementen, behoudt Van der Valk Hotel Spa zich het recht voor om van de ondertekenaar te verlangen dat hij voor de duur van het evenement professionele beveiligingsdiensten inhuurt.
5. De klant wordt geïnformeerd, en het is zijn verantwoordelijkheid om deelnemers te informeren, dat het niet is toegestaan om persoonlijke bezittingen onbeheerd achter te laten in de lobby, het restaurant, de gangen of de vergaderzalen van het hotel. Het hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of verdwijning van persoonlijke bezittingen uit deze ruimtes of uit openbare ruimtes in het algemeen.
6. Het is raadzaam om waardevolle spullen in de kluis in de kamer of bij de receptie te deponeren. Als de klant deze verplichting niet nakomt, aanvaardt Van der Valk Hotel Spa geen aansprakelijkheid voor het verlies of de diefstal van waardevolle spullen.
7. De klant zal Van der Valk Hotel Spa schadeloosstellen voor alle schade, vorderingen, rechtszaken, aansprakelijkheden, vonnissen, kosten en uitgaven, ongeacht of deze gebaseerd zijn op het contract, het gevolg zijn van een onrechtmatige daad, het gevolg zijn van het niet naleven van enige clausule van deze overeenkomst door de gast of deelnemers, of het gevolg zijn van enige nalatigheid of opzettelijke of onopzettelijke omissie door de gast, alle deelnemers of hun personeel, agenten of onderaannemers. De klant is ervoor verantwoordelijk dat zijn onderaannemers de geldende wetgeving op het gebied van sociale wetgeving naleven.
8. Van der Valk Hotel Spa kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van haar verplichtingen in geval van overmacht buiten haar controle, zoals (niet-uitputtende lijst): overmacht, oorlog, overheidsbesluit, terrorisme, ramp, stakingen, burgerlijke onrust, uitval van transport of transportmiddelen, of enige andere noodsituatie of gebeurtenis buiten haar controle.
9. Niets in deze overeenkomst geeft een van beide partijen het recht om de namen, logo's, handelsmerken, auteursrechten of andere industriële of intellectuele eigendomsrechten van de andere partij of haar dochterondernemingen te gebruiken zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Bijgevolg stemt de klant ermee in om het exacte logo, ontwerp en de exacte bewoordingen van het intellectuele eigendom van “Van der Valk Hotel Spa” te gebruiken in overeenstemming met de richtlijnen van “Van der Valk Hotel Spa”.
10. Van der Valk Hotel Spa behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande kennisgeving of schadevergoeding elk contract te annuleren dat in strijd is met morele of gedragsnormen, de openbare orde en/of het juiste gebruik van de aan de klant ter beschikking gestelde ruimtes.
11. Om een soepel verloop van het evenement te garanderen, dient de klant uiterlijk twee weken voor aanvang van het evenement het exacte aantal deelnemers schriftelijk aan “Van der Valk Hotel Spa” door te geven.
12. Inchecken in het hotel is alleen mogelijk vanaf 15.00 uur op de in het contract vermelde dag van aankomst. Als u eerder aankomt, zal het hotel zijn uiterste best doen om de kamer beschikbaar te stellen, maar is hiertoe niet verplicht. Deelnemers die eerder aankomen en er zeker van willen zijn dat hun kamer bij aankomst beschikbaar is, kunnen zich de avond ervoor vooraf registreren, tegen betaling van een extra overnachting. De rekening moet bij vertrek (uitchecken) vóór 12.00 uur worden betaald.
Bij laat uitchecken kunnen extra kosten in rekening worden gebracht: voor vertragingen tot 18.00 uur op de geplande dag wordt 50% van de kamerprijs in rekening gebracht.
1. Vroegtijdig vertrek: Indien de deelnemer besluit het hotel te verlaten vóór de in het contract vermelde vertrekdatum, behoudt het hotel zich het recht voor om de overeengekomen prijs voor de resterende nachten tot de in het contract vermelde vertrekdatum in rekening te brengen.
2. Van der Valk Hotel Spa garandeert niet dat de klant tijdens het evenement geen concurrenten zal hebben.
3. De volgende voorwaarden voor vooruitbetaling (aanbetaling) zijn van toepassing om de gecontracteerde diensten (accommodatie, seminarpakketten, vergaderzalen, catering, audiovisuele apparatuur en diverse artikelen) te garanderen. Een aanbetaling van 75% van het totale gecontracteerde bedrag moet volledig worden betaald na ondertekening van het contract (op de in het contract vermelde datum) en volledige vooruitbetaling voor het evenement kan worden gevraagd en moet uiterlijk 10 dagen voor de aankomstdatum worden betaald op de rekening van het hotel:
Belfius Bank sa // IBAN: BE42 0689 4889 5554 - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.
1. Van der Valk Hotel Spa behoudt zich het recht voor om de overeenkomst met onmiddellijke ingang te annuleren door middel van een schriftelijke kennisgeving (per e-mail of per post) indien de aanbetalingen niet op de overeengekomen data worden voldaan. In dat geval kunnen de gereserveerde kamers en vergaderzalen worden doorverkocht. In geval van een verhoging van het contractbedrag kan Van der Valk Hotel Spa aanvullende vooruitbetalingen verlangen in overeenstemming met het hierboven vermelde betalingsschema.
2. Van der Valk Hotel Spa behoudt zich het recht voor om de kamers en vergaderzalen door te verkopen indien het contract niet volledig ondertekend en geparafeerd op elke pagina is teruggestuurd op de in het contract vermelde datum.
ANNULERINGSBELEID
In geval van annulering of vermindering van accommodatie en/of diensten met betrekking tot het evenement of seminar, behoudt het hotel zich het recht voor om de volgende voorwaarden toe te passen, van rechtswege en zonder specifieke kennisgeving:
a) Tot 90 dagen voor de geplande aankomstdatum kan de reservering geheel of gedeeltelijk worden geannuleerd zonder boete.
b) Tot 30 dagen voor de geplande aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een vaste vergoeding gelijk aan 50% (vijftig) van het bedrag van de annulering.
c) Binnen 30 dagen en tot 3 werkdagen voor de geplande aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een vaste vergoeding gelijk aan 75% (vijfenzeventig) van het bedrag van de annulering.
d) Binnen 3 werkdagen voor de geplande aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 100% (honderd) van het bedrag van de annulering.
Bovendien zijn de bovenstaande annuleringsvoorwaarden en alle andere voorwaarden van deze overeenkomst ook van toepassing op de kosten van de organisator wanneer deelnemers verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun kamer, ontbijt en supplementen, en niet komen opdagen. No-shows en onverwachte vertrekken worden dagelijks gefactureerd op basis van het contractueel overeengekomen kamercontingent. Voor elke toename van het aantal bevestigde kamers na ondertekening van het contract gelden de hierboven vermelde annuleringsvoorwaarden.
Het contract, inclusief accommodatie en evenementen, is ondeelbaar. De lijst met kamers moet 20 dagen voor de aankomstdatum naar het hotel worden gestuurd. Op deze lijst moeten het totale aantal kamers per nacht en de namen van de gasten worden vermeld. Extra kamers kunnen schriftelijk worden aangevraagd en de beschikbaarheid ervan is onderworpen aan de voorafgaande toestemming van het hotel. Als het hotel niet ten minste 20 dagen voor aankomst de volledige lijst met kamers heeft ontvangen, behoudt het hotel zich het recht voor om de ongebruikte kamers vrij te geven en annuleringskosten in rekening te brengen. Alle annuleringen moeten schriftelijk door de klant worden doorgegeven en worden van kracht op de datum van ontvangst door het hotel. In de schriftelijke bevestiging van de annulering moet duidelijk worden vermeld welke kamers en evenementen worden geannuleerd.
ALGEMENE VOORWAARDEN.
1. Al onze facturen zijn betaalbaar in Amerikaanse dollars aan het adres van het hotel, contant en zonder korting, en moeten bij ontvangst worden betaald.
2. Om geldig te zijn, moeten alle klachten met betrekking tot facturen binnen 7 dagen na de factuurdatum schriftelijk worden ingediend. Een volledige annulering van het gedeelte “kamers” leidt tot een volledige annulering van het gedeelte “evenement”, tenzij anders bepaald.
3. Als de factuur niet op de vervaldatum is betaald, is zonder voorafgaande kennisgeving automatisch en van rechtswege een rente van 1% verschuldigd. Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldatum is het totale resterende bedrag automatisch en zonder kennisgeving verschuldigd.
4. Indien de klant de verschuldigde factuur niet betaalt, zal “Van der Valk Hotel Verviers” het verschuldigde bedrag verhogen met 15%, met een minimum van 100 euro, als forfaitaire boete. In dat geval behoudt het hotel zich het recht voor om toekomstige reserveringen onmiddellijk en zonder kosten of schadevergoeding te annuleren en de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen vanaf de kennisgeving – per aangetekende brief – van zijn beslissing tot annulering. Er is geen formele kennisgeving voorafgaand aan deze kennisgeving vereist.
5. Het hotel behoudt zich het recht voor om reserveringen per brief aan de organisator te annuleren indien de organisator zich niet houdt aan de bovenvermelde voorwaarden van deze overeenkomst.
6. Deze overeenkomst is alleen geldig als ze door de klant is ondertekend en door het hotel is aanvaard.
7. Deze overeenkomst wordt beheerst door en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht. De partijen komen onherroepelijk overeen dat de Handelsrechtbank van Luik exclusief bevoegd is om elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze overeenkomst te beslechten.
8. Alle prijzen die in dit contract worden vermeld, zijn inclusief btw. Btw en andere belastingen kunnen worden gewijzigd als gevolg van wijzigingen in de lokale wetgeving.
9. De factuur wordt opgesteld op basis van het factuuradres, het btw-nummer en de referentie die bij het ondertekenen van het contract zijn opgegeven. Als het hotel vervolgens wordt verzocht om deze gegevens te wijzigen, behoudt Van der Valk Hotel Spa zich het recht voor om per factuur $ 50,00 extra in rekening te brengen voor administratiekosten.
De organisator is volledig op de hoogte gebracht van bovenstaande voorwaarden, die volledig in deze overeenkomst zijn opgenomen, en de organisator stemt ermee in zich hieraan te houden.
De organisator bevestigt dat de persoon die deze overeenkomst ondertekent, bevoegd is om de organisator te binden.
Deze overeenkomst is pas geldig nadat deze naar behoren is ondertekend en aan het hotel is teruggestuurd.
Algemene voorwaarden
De Uniforme Voorwaarden Horeca
De Uniforme Voorwaarden Horeca De UVH zijn gedeponeerd bij de Arrondissementsrechtbank en de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Den Haag. Voor meer informatie, zie khn.nl/uvh-en